Gestion des documents Aucun avis

La tendance actuelle en matière de gestion des documents s’oriente vers des solutions d’open sourcing.

LES 4 ETAPES DE LA GED

1 – L’acquisition
Elle intègre la documentation papier existante à l’aide de scanners et s’optimise à l’aide d’outils de reconnaissance ou de lecture automatique (RAD ou LAD), de reconnaissance optique ou intelligente de caractère (OCR et IRC).
Elle intègre l’ensemble des documents électroniques existants (fichiers WORD, PDF, ou documents COLD de l’editique).
Elle intègre la production et l’échange de documents électroniques issus des groupware et du travail collaboratif à distance.
Elle peut également s’accompagner d’un système de validation et de gestion des droits d’accès aux documents en fonction du profil des utilisateurs (workflow).

2 – Le classement
Il permet l’indexation des documents afin d’en décrire le contenu et de faciliter leur exploitation. L’indexation peut se faire par type à l’aide de métadonnée ou par concepts et mot-clés pour les requêtes de recherche.

3 – Le stockage
L’organisation du stockage des documents doit prendre en compte le contenu des documents, leur volume, leur fréquence de consultation, leur importance, leur durée d’archivage.

4 – La diffusion
C’est la manière dont les documents vont être diffusés à toute ou partie d’utilisateurs via internet ou intranet.