ONexpense, l’application de note de frais de référence pour toutes les entreprises Aucun avis

Pratiquement toutes les entreprises, quel que soit leur domaine d’intervention, sont concernées par les notes de frais. Faire une bonne gestion de ses notes de frais est un impératif pour toute structure ne voulant pas avoir de problème avec l’URSSAF. Mais il n’y a pas que les dirigeants d’entreprise qui doivent s’y intéresser. Il y a aussi les employés qui se doivent de bien cerner ce qu’est une note de frais et comment cela peut être établi. Avec ce guide, l’on vous permet de trouver des informations et quelques détails importants à connaître sur les notes de frais. Vous pouvez aussi profiter d’une application pour optimiser la gestion de vos notes de frais.

Qu’est-ce qu’une note de frais de manière concrète ?

Une note de frais est en fait un document que le salarié renseigne à la suite d’une ou de plusieurs dépenses engagées dans le but de mener à bien ses tâches ou missions confiées par l’entreprise. Généralement présentée en version papier physique, la note de frais, connue en anglais sous l’expression « expense report », est de plus en plus acceptée sous sa forme dématérialisée.

Sachez tout de même qu’une note de frais n’est valable que lorsqu’elle contient certaines informations clés. Ces informations sont notamment :

• La date ou la période d’engagement des dépenses
• Les informations relatives à la dépense comme le motif et les personnes concernées ;
• Le type de dépense à savoir déplacement, repas, hébergement ou autres frais ;
• Le montant total.

Toutes ces informations doivent figurer sur la note de frais pour être considérée comme valable.

Quelles sont les conditions valables pour un remboursement selon l’URSSAF

Lorsque le salarié établit sa note de frais, cela ne signifie pas qu’il doit impérativement être remboursé. L’entreprise se doit de vérifier si certaines conditions sont remplies pour procéder au remboursement conformément aux principes de l’URSSAF. En somme, il y a trois principes fondamentaux à respecter pour un remboursement.

Le premier point exige que les dépenses concernées doivent être effectuées dans le cadre professionnel et contribuer aux intérêts de l’entreprise.

La deuxième condition exige que les dépenses engagées doivent être conformément aux conditions mises en place par le département concerné.

Quant à la troisième et dernière condition, elle est incontournable. Il s’agit de la justification des frais sur présentation d’une facture ou d’un reçu. Si ces trois conditions ne sont pas réunies, alors les chances de voir un remboursement sont très faibles, voire nulles, pour le salarié.

Une solution pour optimiser la gestion des notes de frais pour l’entreprise !

Si pour le salarié cela peut paraître assez simple de remplir une note de frais, c’est une tâche chronophage pour l’entreprise. Le service en charge doit en effet vérifier et valider chacune des notes de frais des salariés. Dans ces cas, la comptabilité est souvent débordée et il est difficile de ne pas faire d’erreur. Heureusement, il existe une solution efficace qui permettra à votre service de comptabilité de gagner du temps. Il s’agit de l’application professionnelle de note de frais ONexpense.

Cette application vous propose des fonctionnalités utiles et pratiques. De plus, elle permet de générer automatiquement des notes de frais. Ainsi, la comptabilité perd moins de temps dans ses comptes et l’entreprise en est plus performante. Si vous voulez en apprendre plus sur cette appli, alors rendez-vous sur le site associé à ce court article.

Informations fr.onexpense.com